Auf den Punkt: So reißt niemand mehr Ihre Deadlines

Deadlines sind ein Reizthema. Denn egal, ob es um die Fristen für einen selbst oder die Mitarbeiter geht: Wichtig ist, dass man sie einhält. In einer immer stärker vernetzten Arbeitswelt hängen viele Deadlines voneinander ab und somit ist das sich Verlassen können aus seine Kollegen, Mitarbeiter und Vorgesetzten entscheidend. Wir verraten, wie das gelingt.

 

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„Fristen sind eine Gratwanderung zwischen sportlicher Herausforderung und Überforderung. Zu hoher Druck kann auch das Gegenteil bewirken und uns ausbremsen.“
Ivan Blatter, Trainer für Zeitmanagement


Wir helfen Ihnen, beim Setzen von Fristen die richtige Balance zu finden und geben Tipps, wie man damit umgeht, wenn andere einfach Deadlines ignorieren oder Ihre Planung nicht ernst nehmen.

Mit diesen Tipps verpassen Sie und Ihr Team keine Fristen mehr.

Seien Sie eindeutig

Halten Sie immer deutlich fest, wann genau die Deadline für ein Projekt oder einen Arbeitsschritt ist. Das tun Sie, sobald Sie einen Arbeitsauftrag erteilen. Beispiel: „Morgen bis spätestens 15 Uhr" ist deutlich verbindlicher als „Morgen im Laufe des Tagesʺ. Und die Aussage „Abgabe beim Kunden ist am 30. Mai, 12 Uhrʺ können sich Ihre Kollegen besser in den Kalender eintragen als „Deadline ist Ende Maiʺ. Das gilt auch für kleine Schritte: „Rufst Du mich bitte um 14:30 Uhr zurück?ʺ statt „Lass uns heute Nachmittag noch mal sprechen.ʺ Ein weiterer Vorteil: Wer unmissverständliche Zeiten kommuniziert, kann entsprechend nachfassen, ohne Ausflüchte zu hören.

Stellen Sie das Ziel in den Mittelpunkt

Sie haben Ihre Deadline klar kommuniziert, aber es kümmert niemanden? Dann haben Sie vielleicht vergessen zu erklären, warum Sie den Zeitpunkt gewählt haben. Denn seien wir mal ehrlich: Wenn der Tag hektisch ist und die Arbeitslast zunimmt, sind die Probleme anderer nun wirklich nicht ganz oben auf unserer To-Do-Liste. Die Zeit, die Sie für Erklärungen anfangs benötigen, sparen Sie hinterher doppelt und dreifach wieder ein. Beispiel: „Ich benötige den Bericht bis 15 Uhr, damit ich noch Ergänzungen machen kann, bevor er um 18 Uhr an den Kunden geht.ʺ Oder: „Wenn Sie mir Ihre Einschätzung bis Montagmittag zuschicken, kann ich sie noch in die Präsentation einbauen, damit der Kunde sieht, dass wir beide gemeinsam daran gearbeitet haben!ʺ Wer versteht, warum er etwas tut, vielleicht sogar einen eigenen Nutzen davon hat, wird Anweisungen mit mehr Engagement umsetzen.

Haken Sie proaktiv und konstruktiv nach

Natürlich können Sie eine Deadline verstreichen lassen und dann mit großem Donnerwetter bei Ihren Kollegen auftauchen. Das bringt Sie oder Ihr Projekt aber keinen Schritt weiter. Statt aber ständig Erinnerungs-Mails an das Team zu schicken, schauen Sie, wenn es geht,  bei den jeweiligen Kollegen persönlich vorbei und fragen Sie ganz konkret nach dem Status. Hier können Sie einen fetten Pluspunkt sammeln, wenn Sie nicht einfach den Stand abfragen, sondern konstruktiv sind: „Hängt Ihr irgendwo fest?ʺ oder „Braucht Ihr von mir noch Informationen, um das Angeforderte liefern zu können?ʺ Zu führen, bedeutet eben auch, den Überblick zu behalten.

 

Bleiben Sie flexibel

Oft ist das Setzen einer Deadline ein Schuss ins Blaue – denn ganz genau weiß man zu Projektbeginn eben doch nicht, wann welcher Arbeitsschritt wirklich fertig ist. Dazu kommen technische Probleme, externe Verzögerungen, zum Beispiel durch unpünktliche Zulieferer, und viele andere mögliche Faktoren, die einen Zeitplan aus der Bahn werfen können. Scheuen Sie sich deshalb nicht, Fristen an die realen Gegebenheiten anzupassen. Beharren Sie nicht auf Terminen um Ihrer selbst willen.
Eine Deadline neu festlegen tun Sie aber natürlich nur in Abstimmung mit demjenigen, der die Frist einhalten soll. Sonst kommt richtig schnell Frust auf. Wenn Sie aber auf Augenhöhe mit Ihrem Projektmitarbeiter besprechen, warum eine Frist verändert werden sollte, zeigen Sie ihm, dass er ernst genommen wird und dass sein Beitrag für das Ganze eine große Bedeutung hat.    

 

Planen Sie Erfolge ein

Führen Sie Zwischenfristen oder Mini-Deadlines in Ihren Projektplan ein, um den Fortschritt im Blick zu behalten. Meilensteine, die regelmäßig erreicht werden können, schaffen eine höhere Motivation als abstrakte Fernziele, bei denen der Einzelne den konkreten Wert seines Beitrags gar nicht abschätzen kann. So schaffen Sie Gelegenheiten zum Feiern und dafür, das Team zu loben. Außerdem führen auch Mini-Deadlines dazu, dass mehr erledigt wird. Denn seien wir mal ehrlich: Kaum etwas bringt einen mehr in Schwung als ein nahender Abgabetermin.


Es gibt also einige Kniffe, die Sie anwenden können, damit Ihre Kollegen Ihre Deadlines ernst nehmen. Klar ist aber auch eines, wenn Sie erwarten, dass man Ihre Frist ernst nimmt: Sie selbst liefern natürlich ebenfalls pünktlich, wenn Sie in der Pflicht sind. Darauf sollte immer Verlass sein.