Bring Your Own Device: So funktioniert die Arbeit mit den eigenen Geräten

Heute empfinden Mitarbeiter es als Segen, wenn sie ihre eigenen Geräte für die Arbeit nutzen können. Das gilt besonders für jüngere Arbeitnehmer, deren eigenes Handy, Tablet oder Notebook häufig auf dem neuesten Stand der Technik ist und deutlich besser in Schuss ist als so mancher Unternehmensrechner.

 

BYOD, Laptop, Mac

„Nicht ohne meinen Mac“ – Die meisten Menschen lieben es, bei der Arbeit die eigene Hardware nutzen zu können

Außerdem kennen sich die Mitarbeiter in der Regel mit den eigenen Geräten besser aus und müssen so nicht auch noch zwischen Betriebssystemen wechseln.
Aber Bring Your Own Device (BYOD) wirft viele Fragen auf: Wer haftet für die Hardware? Wie können berufliche und private Daten strikt getrennt werden? Und wer zahlt für Datenverbrauch, Reparatur oder Neuanschaffung?

„Oops“ – Vor allem, wenn etwas schief geht, muss die Verantwortlichkeit geklärt sein

Unternehmen sind in der Pflicht

In Deutschland und Europa unterliegen Datenschutz, Lizenzrecht und Steuern deutlich strengeren Regeln als beispielsweise in asiatischen Ländern. Besonders kritisch ist das Thema Datenschutz. Denn der Arbeitgeber verpflichtet sich rechtlich, dass Mails und Dokumente geschützt und aufbewahrt werden. Das Unternehmen muss dafür sorgen, dass alle Daten auf dem privaten Gerät ebenso sicher sind, wie sie es auch auf der unternehmenseigenen Hardware wären.

Das lässt sich zum Beispiel durch eine konsequente Verschlüsselung und durch die strikte Trennung beruflicher und privater Daten gewährleisten. Erreichen können Sie diese durch eine sogenannte Container-Lösung, einen geschützten Bereich für alle beruflichen Daten. Bei einem solchen Modell haben Sie unter anderem die Möglichkeit, Unternehmensdaten – auch aus der Ferne – zu löschen.

Nicht nur deshalb empfiehlt es sich, alle privaten Daten (Kontakte, Fotos, wichtige Emails) auf einem beruflich genutzten Gerät durch eine Back-up-Lösung regelmäßig zu speichern. Sonst sind die Urlaubsfotos oder die Babybilder unwiederbringlich verloren

„Sicher ist sicher“ – Auch von privaten Daten sollte man bei beruflich genutzten Geräten regelmäßig ein Backup anfertigen.

BYOD und die Work-Life-Balance

BYOD bietet viele Vorteile: Die Kostenübernahme durch den Arbeitgeber, das Handling aller Daten mit nur einem Gerät, kein lästiges Hin und Her mehr... Aber Arbeitnehmer sollten sich auch bewusst darüber sein, dass BYOD sie vor Herausforderungen stellt: Wer abends das Smartphone privat nutzt, ist schnell versucht, auch gleich noch die beruflichen Mails zu checken. Schon sitzen Sie in der "Always On"-Falle. Eine Regelung mit dem Arbeitgeber, dass beispielsweise nach 18 Uhr keine Emails vom beruflichen Server mehr zugestellt werden, ist bereits in zahlreichen Konzernen gängige Praxis. Besprechen Sie also ruhig mit Ihrem Vorgesetzten, was er von Ihnen erwartet und was Sie bereit sind, zeitlich zu investieren.

„Hände weg“ – Beruflich genutzte Hardware gehört nicht in die Hände von Kindern oder anderen Familienmitgliedern

Beachten Sie aber auch, dass das Speichern der beruflichen Daten auf nicht registrierten Geräten oder die Weitergabe an Dritte absolut tabu ist. Das heißt ganz konkret: Sie sollten Ihr Smartphone, Tablet oder Laptop nicht den Kindern zum Spielen überlassen. Zu groß ist die Gefahr, dass sich beispielsweise Schadsoftware eingefangen oder eine berufliche Email aus Versehen an Unbefugte weitergeleitet wird.

Auch im Schadensfall können Sie nicht einfach zum Reparatur-Shop um die Ecke gehen, sondern müssen Ihren Arbeitgeber informieren, da nur er Zugriff auf die sensiblen beruflichen Daten haben darf und dafür gegenüber Kunden und Geschäftspartnern haftet.

Das Kleingedruckte rund um die eigene Hardware

Sollte Ihr Unternehmen also BYOD anbieten, sprechen Sie Ihren Arbeitgeber auf die steuer-, haftungs- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen an. Hierzu sollte die Personalabteilung eindeutige Antworten haben. Auch der Betriebs- oder Personalrat ist im Idealfall gut über das BYOD-Modell des Unternehmens informiert und kann Auskünfte erteilen.

In jedem Fall sollten Sie die folgenden Punkte klären und schriftlich festhalten:

  • Modell, Alter und Neupreis des eingesetzten Geräts
  • Trennung von geschäftlichen und privaten Daten
  • Wartung und Aktualisierung von Software, Sicherheits-Updates usw.
  • Berichtslinie bei Verlust oder Diebstahl
  • Haftung bei Malware, Viren, Verlust oder Diebstahl
  • Kostenübernahme für Datenverbrauch
  • Herausgabe der betrieblichen Daten/SIM-Karte nach Beschäftigungsende
  • Zeitraum der Nutzung (Geschäftszeiten oder auch Erreichbarkeit darüber hinaus?)
  • Reparatur und Neuanschaffung

Einen übersichtlichen und umfassenden Leitfaden zum Thema hat der Bitkom veröffentlicht. Darin erfahren Sie, welche Aspekte bei BYOD zu beachten sind und welche Sie mit ihrem Arbeitgeber ansprechen sollten, damit der Nutzung Ihrer privaten Geräte im Job nichts mehr im Wege steht. Den Leitfaden können Sie hier herunterladen.