Hand drauf: So halten Sie wichtige Absprachen fest!

Mit dem Handschlag besiegeln, Kaufmannsehre, Gentlemen's Agreement,... Wir kennen viele Ausdrücke, um mündliche Absprachen zu benennen. Etliche stammen aus einer Zeit, in der sich Geschäftspartner noch Auge in Auge gegenüberstanden und ein mit kräftigem Händedruck besiegelter Deal unumstößlich war. Im modernen Arbeitsleben treffen wir allerdings täglich Dutzende Absprachen oder sogar noch mehr. Wir treffen sie in Meetings, am Telefon, in der Videokonferenz ­– manchmal sogar über Kontinente, Zeitzonen, Sprach- und Kulturbarrieren hinweg. Wie können wir da noch sicherstellen, dass eine mündliche Vereinbarung auch tatsächlich gilt?

 

Händeschütteln

Mündliche Vereinbarungen: Smart oder riskant?

Wenn es schnell gehen muss, sind Vereinbarungen „auf Zurufʺ unschlagbar. Wer macht was, wann und wie? Das geht häufig ohne große Meeting-Runden und Protokolle. Schwierig wird es aber immer dann, wenn sich einer der Partner nicht mehr an das Vereinbarte erinnert, etwas falsch verstanden haben will oder einfach nicht die gleiche Priorität setzt wie man selbst. Mündliche Absprachen sind deshalb nur dann ausreichend, wenn es um Unkritisches geht. Alles, was für den Erfolg eines Projekts wichtig ist, sollten Sie schriftlich festhalten. Das sind zum Beispiel Zielvereinbarungen, finanzielle Absprachen oder Personalentscheidungen. Das schafft Sicherheit für alle Beteiligten.  Zwar wird ein schriftliches Festhalten von Absprachen im Business-Umfeld umgangssprachlich oft belächelt als „C.Y.A.ʺ-Methode (C.Y.A. steht für "cover your ass", d.h. den eigenen Hintern retten). Wer aber schon mal mangels schriftlich fixierter Absprachen in die Bredouille kam, weiß wie unerlässlich das ist.

 

Absprachen fixieren ohne viel Zeitaufwand

Das Festhalten wichtiger Absprachen ist im Business unerlässlich. Damit Sie aber nicht zu viel Zeit in umfangreiche Protokolle stecken beziehungsweise alle Beteiligten korrekt informieren, befolgen Sie einfach unsere Tipps:


1. Verinnerlichen Sie diese Checkliste, damit Sie sie idealerweise schon während des Gesprächs zusammenfassen können:

  • Wer sind die Gesprächspartner?
  • Was haben diese konkret vereinbart?
  • Wer tut was bis zu welchem Zeitpunkt und gegebenenfalls mit wem?
  • Was ist das Ziel der Vereinbarung und wer kontrolliert das?

 

2. Informieren Sie die relevanten (!) Beteiligten

Nichts nervt mehr als unzählige E-Mails, in denen man im cc steht. Aber jeder wird froh sein, wenn wichtige Entscheidungen mitgeteilt und archiviert wurden und deshalb bei Bedarf schnell zur Hand sind. Überlegen Sie aber gut, wer die Information wirklich benötigt, um die allgemeine E-Mail-Flut etwas einzudämmen. Die oben genannte Checkliste reicht zudem völlig aus, um Absprachen festzuhalten. Darauf sieht jeder Beteiligte mit einem Blick, wer was wann zu tun hat.

 

3. Das ungeliebte aber notwendige Protokoll

Größere Meetings mit offiziellem Charakter, die eventuell sogar gemeinsam mit Kunden durchgeführt werden, benötigen ein umfangreiches Protokoll. Hier werden alle Absprachen aus dem Geschäftstermin festgehalten und den Teilnehmern zur Überprüfung und Freigabe im Nachgang zugeschickt. Sind alle einverstanden beziehungsweise alle Änderungen eingefügt, kann das Protokoll in seiner finalen Version archiviert und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Zudem bietet es sich an, dieses Protokoll zusammen mit der Einladung zum nächsten Meeting erneut zu versenden, um alle Teilnehmer an die letzten Vereinbarungen zu erinnern.

 

4. Werden Sie kreativ

Das menschliche Gehirn erinnert sich an Bilder und Emotionen viel stärker als an Geschriebenes. Deshalb werden auch im Business-Umfeld immer häufiger Sketchnotes verwendet. Sie visualisieren Ideen aus Brainstormings ebenso wie geschäftliche Absprachen oder Strategie-Entscheidungen. Mit etwas Übung können auch Ungeübte Sketchnote-Protokolle anfertigen. Die so entstandenen Skizzen lassen sich abfotografieren oder einscannen und an alle Teilnehmer verschicken. Oder Sie hängen die Sketchnotes an Ihre Bürowand und haben so die wichtigsten Absprachen stets vor Augen!


Beispiele für besonders gelungene Sketchnotes gibt es beispielsweise auf diesem Pinterest-Board: https://www.pinterest.de/dougneill/sketchnotes/?lp=true


Hier gibt es ein tolles (englischsprachiges)  Video zum Erstellen von Sketchnotes – extra für Leute, die nicht gut zeichnen können:


Fazit: Mündliche Absprachen reichen oft nicht aus, wenn Wesentliches besprochen wurde. Das schriftliche Fixieren von Absprachen ist keineswegs spießig, sondern sinnvoll. Und wer es kreativ mag, muss ja nicht zwingend nur auf Buchstaben im Protokoll setzen, sondern mit Sketchnotes arbeiten.