Herausforderung Multitasking – kann man wirklich alles auf einmal machen?

Gleichzeitig telefonieren, Nachrichten schreiben und einen Kaffee ziehen – das können Frauen angeblich besonders gut. Männer dagegen schalten am liebsten beim Einparken schon das Radio aus, weil zwei Tätigkeiten zugleich zu viel sind. Doch egal, was an solchen Klischees wirklich dran ist – im Projektmanagement müssen beide Geschlechter oftmals viele Sachen gleichzeitig erledigen. Schuld daran ist die Informationsflut. Während früher nur das Telefon klingelte, piept heute während des Meetings noch das Mobiltelefon, es kommen Nachrichten per E-Mail, Messenger oder Video-Chat ein.

 

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Menschen können kein Multitasking

Bewundernd schaut so mancher da auf den Manager, der scheinbar alles mühelos schafft. Er hat viel Baustellen gleichzeitig im Blick und jongliert mit vielfältigen Themen auf dutzenden Kanälen. Da kommt die Frage auf: Wie wird man selbst zum Multitasking-Profi?

 

Was wir uns vorstellen:


Die einfache Antwort: Am besten gar nicht! Auch wenn es Ausnahmen gibt, sind die meisten Menschen nicht zum Multitasking geschaffen. Kaum jemand kann mehrere komplexe Tätigkeiten gleichzeitig erfolgreich ausführen. Das macht das menschliche Hirn nicht mit. Das haben Wissenschaftler der Universität Utah eindrucksvoll belegt.

 

Wie es tatsächlich ist:

 

Und so sah das Experiment aus: Probanden sollten gleichzeitig mit Freisprechanlage telefonieren und Autofahren. Sofort gingen ihre Stresswerte hoch, ihre Leistungsfähigkeit sank um 40 Prozent und es passierten so viele Unfälle wie sonst nur bei betrunkenen Fahrern. Selbst bei hochintelligenten Harvard-Studenten fiel die Gedächtnisleistung während des Multitasking auf die eines achtjährigen Kindes.

Studien zeigen, wie gravierend die negativen Effekte sind

Ok, sagen Sie, die Versuchspersonen haben nicht so viel Übung wie ein erfahrener Projektmanager. Doch auch das stimmt nicht. Multitasking kann man nicht üben. Um das zu beweisen ließen Forscher der Universität Stanford zwei Gruppen mit unterschiedlichen Aufgaben gegeneinander antreten. Die einen waren es gewohnt, viele Tätigkeiten gleichzeitig auszuführen, die anderen nicht. Und diejenigen, die im Multitasking weniger geübt waren, schnitten bei den Tests regelmäßig besser ab.  Manche Wissenschaftler sagen sogar, dass Multitasking auf Dauer dümmer macht, weil es so stresst.

Daher ist es für die eigene Leistung besser, nicht etwa seine Multitasking-Fähigkeiten zu verbessern, sondern es zu vermeiden, immer alles gleichzeitig machen zu wollen. Dass sich die Mitarbeiter fokussieren, ist übrigens auch betriebswirtschaftlich sinnvoll. Eine aktuelle Studie mit 500 Unternehmensvertretern aus 20 Branchen belegt, wie heftig die negativen Folgen des Multitasking sein können. Nach der Befragung können nur zehn Prozent der Teilnehmer Aufgaben ohne Unterbrechungen fertigstellen. 80 Prozent beklagen, dass ständige Änderungen der operativen Prioritäten zu häufigen Unterbrechungen führen. Ergebnis: Projekte dauern länger und kosten mehr, wenn alles gleichzeitig erledigt werden soll. Im Schnitt sind dauerhafte Kapazitätsengpässe  und 25 Prozent Umsatzverlust die Folge.

Mono- statt Multitasking. Fokus ist die wahre Superpower


Am besten lassen Sie sich also nicht von der Aufgabenflut davon spülen. Surfen Sie entspannt auf der Informations-Welle. Sammeln sie in Ruhe, was an Impulsen reinkommt – aber antworten Sie nicht sofort. Und lassen Sie sich nicht von Ihrer Aufgabe abbringen, die Sie zu erledigen haben. Mono- statt Multitasking lautet das Erfolgsrezept.

Hier sind acht Tipps, wie das klappen kann:

  1. Fokussieren: Arbeiten Sie nur an einem Punkt auf der To-Do-Liste und schielen Sie noch nicht auf den nächsten. Es fällt ihrem Gehirn leichter, wenn Sie Punkt für Punkt vorgehen.
  2. Pausieren: Nach jedem geschafften Arbeitspaket dürfen Sie sich eine Auszeit gönnen. Trinken Sie ausreichend Wasser, öffnen vielleicht einmal das Fenster. Das gibt Kraft für die nächsten Aufgaben.
  3. Ruhig bleiben: Wer zu schnell und unkonzentriert arbeitet, dem passieren Fehler. Nehmen Sie sich ohne schlechtes Gewissen die Zeit, die Sie für Ihre Aufgabe benötigen. Fehler hinterher auszubügeln dauert länger und ist teurer.
  4. Delegieren: Vertrauen Sie ihren Projektmitarbeitern und geben Sie Verantwortung ab. Sie müssen nicht überall gleichzeitig sein.
  5. Abschalten: Lassen Sie Smartphone, Telefon und E-Mail auch einmal unbeachtet. Sie können Zeitpunkte festlegen, zu denen Sie beispielsweise alle neuen E-Mails ansehen. Und dazwischen können Sie konzentriert arbeiten.
  6. Einfrieren: Manche Projekte können für einen gewissen Zeitraum zur Seite geschoben werden. An diesen eingefrorenen Aufgaben darf so lange nicht mehr gearbeitet werden, bis ein aktives Projekt abgeschlossen ist. Experten raten dazu, 25 Prozent der Projekte zurückzustellen.
  7. Aufräumen: Sowohl der Schreibtisch, als auch der Computer-Desktop benötigen Ordnung. Und wo Sie gerade dabei sind, kann auch die digitale Welt Struktur vertragen: Löschen Sie unwichtige E-Mails, melden Sie sich aus unnötigen Verteilern ab.
  8. Agil planen: Es läuft selten genauso, wie geplant. Versehen Sie die Planung mit großzügigen Puffern, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren, und scheuen Sie sich nicht, diese noch einmal anzupassen.