IT-Projekte überzeugend präsentieren: Diese vier Essentials führen zum Erfolg

Cassandra Ordinateur hat schon als Kind programmiert, später ihr IT-Studium mit Bestnote abgeschlossen. Heute verantwortet sie den Aufbau innovativer Software-Lösungen. Trotzdem bleiben viele ihrer besten Ideen unverwirklicht in einer Schublade liegen.

 

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Denn ein IT-Projekt gut zu steuern, ist eine Sache. Andere Leute davon zu überzeugen, ist eine andere. Und genau das ist Cassandras Problem: Ihre Expertise ist groß, aber wie vielen IT-Spezialisten fällt es Cassandra schwer, gerade ein fachfremdes Publikum für ihre Ideen zu begeistern. Und leider sind die Top-Entscheider in ihrem Unternehmen keine IT-Experten. Sie sagen also eher „Nein“ als ohne Durchblick ein Budget freizugeben.

Dabei ist es gar nicht so schwer, IT-Projekte überzeugend zu präsentieren – vor allem, wenn man diese vier Tipps für eine erfolgreiche IT-Präsentation beherzigt:

1. Kenne Dein Publikum

Eine überzeugende Präsentation orientiert sich nicht daran, was der Autor sagen möchte – sondern daran, was das Publikum hören will. Und verstehen kann. Deswegen sollte man sich zuallererst klar machen: Was erwartet das Publikum von meiner Präsentation? Wie viel Wissen kann ich bei meiner Zielgruppe voraussetzen?

Fachfremde Entscheider werden sich zum Beispiel in der Regel nicht dafür interessieren, wie eine IT-Lösung funktioniert, sondern dafür, was sie tut und welche Vorteile sich für sie daraus ergeben.

Der rote Faden der Präsentation sollte deswegen sein: Welche Vorteile ergeben sich aus einem Projekt für das Unternehmen? Wird dadurch der Umsatz steigen, Kosten gespart, ein bestimmter Vorteil gegenüber dem Wettbewerb erzielt? Sinnvoll ist es also, bei einem IT-Projekt über das Lösungspotential und nicht über die technischen Bausteine zu sprechen.

Ebenfalls erfolgsentscheidend ist die Wahl der Sprache: Vor einem fachfremden Publikum schinden Fachbegriffe keinen Eindruck, sondern machen die Präsentation unverständlich und langweilig. Deswegen gilt es, den Fachjargon in so einem Umfeld soweit wie möglich zu vermeiden und übrig bleibende unvermeidliche Fachbegriffe zu erklären.

2. Kenne Dein Ziel

Auf ein eigenes Projekt, eine eigene Idee ist man natürlich besonders stolz. Vor allem, wenn es aus fachlicher Sicht voller besonders eleganter oder innovativer Einfälle steckt. Da ist es ganz natürlich, den Drang zu verspüren, möglichst viele Details und Aspekte aufzuführen.

Aber widerstehen Sie dem Detail-Drang. Zu viele kleinteilige Einzelheiten langweilen das Publikum – und versperren die klare Sicht auf die Kernaussagen.

Um das zu vermeiden, machen Sie sich zu Beginn klar, was Sie mit der jeweiligen Präsentation erreichen wollen. Grünes Licht für das Projekt erhalten? Eine neue Abteilung in ein bestehendes Projekt einbinden? Die Endanwender begeistern?

Beschränken Sie sich auf die Inhalte, die für dieses Ziel notwendig sind. Das Stichwort lautet: Reduzieren Sie jede Botschaft auf das Nötigste. Dann ist sie leicht zu verstehen. Weg mit dem Rest, auch wenn der Erfinder-Stolz protestiert.

3. Präsentiere elegant und abwechslungsreich

Geben wir’s zu: Kern der meisten Präsentationen ist ein Folienvortrag, meist mit PowerPoint gebastelt. Das ist grundsätzlich eine gute Idee – wenn man denn die Folien richtig gestaltet.

Wenig überzeugend sind Folien, die einfach nur mit Text vollgestopft sind. Das führt schnell dazu, dass das Publikum nur noch liest und dem Vortrag nicht mehr richtig zuhört. Eine gute Folie nutzt vor allem die Möglichkeit der Visualisierung. Verwenden Sie einleuchtende, einfache Grafiken, und zeigen Sie nur das, was das gerade Gesprochene ergänzt oder veranschaulicht. Nutzen Sie die Funktion zum stufenweisen Einblenden der Elemente. Die gezeigten Inhalte sollten dem Vortrag nicht mehrere Stufen voraus sein.

Und: Arbeiten Sie beim Vortrag nicht einfach eine Folie nach der anderen ab. Mehr Abwechslung bringt mehr Aufmerksamkeit: Verlassen Sie hin und wieder den Folien-Fluss und sprechen Sie stattdessen mit Ihrem Publikum. Stellen Sie vor allem Fragen – zu Arbeit, Unternehmen, Zielen. Streuen Sie Vergleiche zum „echten Leben“ oder (passende) Anekdoten ein.

Ganz wichtig: Füllen Sie mit Ihrem Vortrag nicht die gesamte vorgesehene Zeit. Lassen Sie Raum für Nachfragen und Gespräche.

4. Üben, üben, üben – und auf Fragen und Einwände vorbereiten

Wenn Sie die Präsentation anhand der ersten drei Punkte vorbereitet haben, halten Sie diese erst vor einem geeigneten Vertrauten. Das dient nicht nur dazu, den Inhalt noch mal zu verinnerlichen, Routine zu entwickeln und die eigene Präsentationstechnik zu schärfen. Es geht auch darum, zu testen, welche Abschnitte noch nicht sehr überzeugend sind. Herauszufinden, mit welchen Fragen und Einwänden zu rechnen ist. Bereiten Sie gute, einleuchtende Antworten vor. Die müssen nicht in den Vortrag selbst eingearbeitet werden – aber Sie sollten diese abrufbereit im Hinterkopf haben.

So vorbereitet, verschaffen Sie Ihrer Präsentation die besten Erfolgsaussichten!

Haben Sie aus eigener Erfahrung noch weitere Tipps? Teilen Sie sie mit uns in den Kommentaren!