Kanban Boards - so einfach lassen sie sich nutzen

Agile Aufgabenplanung wird bereits erfolgreich in vielen Unternehmen eingesetzt. Das Kanban-Board hilft dabei, die Arbeitslasten und Fortschritte zu visualisieren. Die Idee dahinter ist, Projekte in kleinere Einzelschritte zu zerlegen, um den Prozess genauer beobachten und planen zu können. Die Visualisierung am Board hilft, Engpässe zu erkennen und die Projekte agil zu steuern.

 

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Die Kanban-Methode Kanban (japanisch für „Tafelʺ oder „Karteʺ), die in den 40er Jahren des letzten Jahrhunderts in der Automobilproduktion entwickelt wurde, wird heute auch im Marketing oder dem Personalwesen eingesetzt.

Doch für die erfolgreiche Nutzung eines Kanban-Boards braucht es mehr als bunte Zettel und eine weiße Wand. So gelingt die Arbeit mit der Methode:

Kanban für Einsteiger

Klein starten: Bevor Sie die gesamte Abteilung oder gar ein Unternehmen auf die Kanban-Methode umstellen, probieren Sie im Kleinen, ob Sie damit zurechtkommen. Das kann auch im privaten Bereich funktionieren; etwa bei der Planung des nächsten Kindergeburtstags oder Ihres Weihnachtsmenüs. Oder natürlich bei einem überschaubaren Pilotprojekt in Ihrem Team wie dem Umzug von einem Büro in ein anderes. Erklären Sie dafür Ihren Kollegen, was es mit der Methode  auf sich hat und was Sie sich von dem Pilotprojekt erhoffen. Dann macht das Ausprobieren doppelt Spaß.

Klug definieren: Bevor Sie Ihre weiße Kanban-Tafel aufhängen und loslegen, definieren Sie Aufgaben, Rahmen und Ziele Ihres Projekts: In welche Unterschritte kann ich das Projekt aufteilen? Welche Ressourcen benötigen wir? Welche Mitarbeiter sind mit ins Boot zu holen? Wichtig ist, dass die Aufgaben vom Aufwand her in etwa vergleichbar sind.

Nicht verzetteln: Das Basis-Kanban besteht aus drei senkrechten Feldern: Aufgabe - Bearbeitung - Erledigt oder auf Englisch: To Do - Doing - Done.

In die linke Spalte kleben Sie Ihr Post-It oder eine Karteikarte mit der Aufgabenbeschreibung wie „Büro Meyer umziehen in 2. Stock". Dazu die nötigen Aufgaben wie „Ausmisten alter Ordner" oder „Termin mit der IT vereinbarenʺ. Sobald diese angegangen werden, rücken diese Zettel in die mittlere Spalte „Bearbeitungʺ.

Die jeweilige Karte verschiebt derjenige, der die Aufgabe übernommen hat. Dieses Element der Selbstorganisation trägt dazu bei, dass Teams, die ein Kanban-Board nutzen, oft effizienter arbeiten. Denn nun muss nicht der Chef oder der Projektleiter jedem einzelnen eine Aufgabe zuweisen und den Status festhalten. Derjenige, der an einer Aufgabe arbeitet, verwaltet sie auch.

Wenn die jeweilige Aufgabe tatsächlich erledigt ist, kann sie in die rechte Spalte transferiert und schlussendlich abgenommen werden. Ergeben sich neue Aufgaben („Büropflanzen verschenkenʺ, „Neue Zimmernummer im Intranet hinterlegenʺ), starten diese wieder zuerst in der linken Spalte und so weiter.

Übersicht behalten: Sind mehrere Kollegen an einem Projekt beteiligt, empfiehlt es sich, mit verschiedenen Farben zu arbeiten. Das können bunte Klebezettel, verschiedenfarbige Stifte oder auch Aufkleber mit unterschiedlichen Farben oder Symbolen sein. Alternativ erhält jeder Projektbeteiligte eine eigene Spalte auf dem Board, in der er seine Aufgaben verwaltet. Auf diese Weise erkennt jeder sofort, was er oder sie zu tun hat.

Regelmäßig austauschen: Als ein Nachteil von Kanban-Boards wird häufig angeführt, dass jeder für sich am Projekt arbeitet und die Kollaboration zu kurz kommt. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie sich regelmäßig mit Ihren Kollegen am Board treffen und gemeinsam über neue Aufgaben, Hindernisse im Projekt oder die Erfahrungen des Teams sprechen.

Das nächste Level: Besonders die mittlere Spalte „Bearbeitungʺ lässt sich an die Erfordernisse des Projekts anpassen und erweitern, beispielsweise um eine Deadline-Spalte. Außerdem können Sie auf die Aufgabenzettel Anmerkungen und Hinweise schreiben, damit der Projektleiter jederzeit auch über Zwischenschritte informiert ist.

Vor- und Nachteile von Kanban-Boards

Wenn Sie Ihr erstes Projekt mit der Kanban-Methode umgesetzt haben, werden Sie schnell selbst feststellen, dass es Licht- und Schattenseiten gibt. Zu den Vorteilen gehört, dass Sie auf einen Blick sehen:

  • Was ist aktuell zu tun?
  • Wer ist verantwortlich?
  • Wo hängt das Projekt?
  • Wer aus dem Team kann helfen?


Außerdem entfallen zeitfressende Meetings, da jeder Beteiligte jederzeit an das Board herantreten und sich einen Überblick verschaffen kann. Lästige Status-Updates entfallen also im Idealfall.

Andererseits eignet sich ein Kanban-Board nicht in allen Fällen. Da jeder Zugriff auf das Board hat, ist ein vertrauensvolles Verhältnis untereinander wichtig. Das gilt auch für den Fall, dass durch die Visualisierung Bummelanten und Minderleister für alle sichtbar identifiziert werden. Zu große Teams kommen außerdem schnell durcheinander. Idealerweise arbeiten demnach nur kleinere Gruppen an einer Projekttafel. Das gilt auch für die Projekte selbst: Große Projekte sollten in Teilabschnitte oder Unterprojekte zerlegt werden, damit die Übersichtlichkeit gewahrt bleibt.

Haben Sie Lust auf Kanban bekommen? Auf YouTube finden Sie viele interessante Videos zur Anwendung der Methode in unterschiedlichen Branchen!