Sammeln, Bewerten und Schreiben: Wie Profis die Projektdokumentation anpacken

Kennen Sie das auch? Nach erfolgreichem Projektabschluss ist erst einmal die Erleichterung groß und man geht zügig zur Tagesordnung über. Aber fehlt da nicht irgendwas? Richtig - die Projektdokumentation.

 

Die Projektdokumentation ist eine Aufgabe, auf die viele Projektleiter gerne verzichten. Sie macht zusätzliche Arbeit und kommt außerdem zu einem Zeitpunkt, zu dem man emotional eigentlich mit dem Projekt abgeschlossen hat. Allerdings ist eine gute Projektdokumentation extrem nützlich – vor allem für Folgeprojekte. Und wenn man ein paar Tipps beherzigt, kann sie sogar richtig einfach von der Hand gehen.

 

Projektdokumentaion

Kennen Sie das auch? Nach erfolgreichem Projektabschluss ist erst einmal die Erleichterung groß und man geht zügig zur Tagesordnung über. Aber fehlt da nicht irgendwas? Richtig - die Projektdokumentation.

Die Projektdokumentation ist eine Aufgabe, auf die viele Projektleiter gerne verzichten. Sie macht zusätzliche Arbeit und kommt außerdem zu einem Zeitpunkt, zu dem man emotional eigentlich mit dem Projekt abgeschlossen hat. Allerdings ist eine gute Projektdokumentation extrem nützlich – vor allem für Folgeprojekte. Und wenn man ein paar Tipps beherzigt, kann sie sogar richtig einfach von der Hand gehen. 

 


 

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Der Schulaufsatz dient als Vorbild

Im Grunde ist eine Projektdokumentation wie ein Schulaufsatz aufgebaut. Es gibt eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss, in dem ein Fazit gezogen wird.

Die Einleitung fasst Ausgangssituation, Ziele und Rahmenbedingungen des Projekts zusammen. Im Hauptteil werden die Ergebnisse des Projekts ausführlich dargestellt. Wesentlich sind hierbei Informationen zur Finanzierung des Projekts, den Aufwänden, zu möglicherweise aufgetretenen Problemen und ihren Lösungen. Was ist wann getan worden, warum haben Sie bestimmte Richtungsentscheidungen so und nicht anders getroffen? Im Schlussteil ziehen Sie Bilanz. Welches Ziel wurde erreicht? Was haben Sie und das Projektteam im Verlauf des Projekts gelernt?

Die Dokumentation startet schon zum Projektbeginn

Formell gehört die Projektdokumentation in den Projektabschluss. Zu ihr zählen sämtliche Unterlagen, die in direktem Zusammenhang mit dem Projekt stehen: Projektberichte, das Projektauftragsdokument, der Projektstrukturplan, aber auch der Schriftverkehr und Sitzungsprotokolle, Terminvereinbarungen, technische Spezifikationen, Anforderungsdokumente oder Betriebsanleitungen,  

Die Projektdokumentation startet aber idealerweise schon zu Beginn des Projekts: Projektpläne und die Protokolle der Kick-off-Meetings sind die ersten Dokumente, die Sie für die Dokumentation sammeln. 

Mit den Dokumenten arbeiten

Im Laufe der Zeit fügen Sie alle weiteren Dokumente, die im Zuge der Arbeit entstehen, einfach zu Ihrer Sammlung hinzu. Es bietet es sich an, die Dokumentation parallel zur Abwicklung des Projekts zu schreiben und als kontinuierlichen Prozess anzusehen.

Zum wertvollen Arbeitswerkzeug wird diese Informationssammlung aber erst, wenn Sie nicht nur sammeln, sondern auch mit den Dokumenten arbeiten. Gibt es beispielsweise Erkenntnisse, die bereits vor dem Projektabschluss für andere relevant sind? Dann warten Sie nicht bis zum Projektende, sondern teilen Sie Ihr Wissen schon jetzt.

Überprüfen Sie außerdem von Zeit zu Zeit, ob sich einige der Dokumente durch Aktualisierung erledigt haben. Wenn Sie die Chance haben, dünnen Sie den Projektordner immer dann aus, wenn sich die Gelegenheit dazu ergibt. Im Projektverlauf sammeln sich in der Regel sehr viele Informationen an. Deswegen ist es sinnvoll, zu überprüfen, ob man einige Dokumente weglassen kann oder ob es ausreicht, sie mit einen Vermerk zu erwähnen.

Ihre Bewertungen machen aus einer Sammlung ein Arbeitswerkzeug

Fügen Sie zudem Anmerkungen und Bewertungen zu den Dokumenten hinzu, die aufbewahrt werden. Erst dadurch werden diese Informationen bewertet und in einen nachvollziehbaren Zusammenhang gestellt. Das dient zum einen der Qualitätskontrolle – sie können nachvollziehen, welche Entwicklungen es gegeben hat. Zum anderen haben neue Projektmitarbeiter wie etwa Freelancer, die als Experten ihr Team verstärken, die Chance, sich auf Grundlage diese Informationen schnell im Projekt zurechtzufinden.

Viele Projekte werden heute von gemischten Teams erledigt. Externe bringen eine hohe Spezialisierung mit, die die internen Kenner der Fachmaterie gar nicht haben können. Eine gute Projektdokumentation ist eine wichtige Vorrausetzung dafür, dass Freelancer in Folgeprojekten schnell produktiv werden und auf den erfolgreichen Vorarbeiten aufsetzen können.

Zum Abschluss sehen Sie diese Dokumentation noch einmal durch. Beim Sortieren hilft es, nun ein Inhaltsverzeichnis für die Gesamtdokumentation zu verfassen. Spätestens jetzt ist es sinnvoll, auch darüber nachzudenken, welche Dokumente in den Anhang ausgelagert werden. Rechnungen oder technische Spezifikationen sind hierfür beispielsweise gut geeignet.

Am Ende verfassen Sie ihre abschließenden Anmerkungen und fassen das, was Sie im Laufe des Projekts gelernt haben, zusammen.

Fazit: Eine ordentliche Projektdokumentation ist ein wertvolles Hilfsmittel für zukünftige Projekte. Sie zwingt den Projektleiter, detailliert die Schritte des durchgeführten Projekts zu analysieren. Sie hilft aber auch Externen, sich schnell produktiv einzubringen und erleichtert die Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten.

 


 

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