Smarte Helfer: Diese Apps sollten Projektmanager kennen

Kontaktdaten aktualisieren, Aufgaben und Termine verwalten, Dokumente mit Kollegen teilen und die Kommunikation im Team organisieren – das kostet in Projekten Zeit und Nerven. Zum Glück gibt es einige smarte Apps, mit denen man sich die Arbeit erleichtern kann.

 

Smartphone Business Mac Book

  • Addappt – das intelligente Adressbuch


Ein Smartphone hat mittlerweile fast jeder – die Adressbücher darauf sind dagegen alles andere als smart: Kontakte müssen beim ersten Anlegen eingetippt werden, steht ein Umzug an oder ein Wechsel zu einer neuen Telefonnummer muss erneut die Tastatur bemüht werden. Das ist lästig, kostet Zeit und muss nicht sein. Die App Addappt aktualisiert neue Nummern oder Adressen ganz automatisch. Einzige Voraussetzung: der Kontakt muss die App ebenfalls installiert haben. Dann geht alles ganz automatisch. Mit Addappt lassen sich außerdem E-Mails oder Text-Mitteilungen direkt aus dem Adressbuch versenden. Außerdem zeigt die App die lokale Zeit am Wohnsitz der Kontakte an, so dass Anrufe zu nachtschlafender Zeit verhindert werden.

Kompatibel mit: iOS, Android

Kosten: gratis

 

  1. Clear - der minimalistische Tagesplaner


Mitarbeitervorstellung um 9:30 Uhr, Team-Meeting um 11:00 Uhr, Lunch mit dem Auftraggeber von 12:30 bis 13:00 Uhr, Telefonkonferenz um 15:00 Uhr – die Kalender-App Clear hilft Ihnen, bei all den Terminen den Überblick zu behalten. Clear gilt als Vorreiter des schicken, ultraflachen Benutzeroberflächen-Designs. Die App sieht aber nicht nur gut aus, sondern sie ist auch in Sachen Überblick extrem hilfreich. Eine farbliche Abstufung zeigt an, wie dringend der jeweilige Eintrag ist. Sie können Listen erstellen und eine Erinnerungsfunktion gibt es natürlich auch. Ebenfalls praktisch: Clear synchronisiert die Termine und Aufgaben auf all Ihren Geräten.

Kompatibel mit: iOS

Kosten: 4,99 Euro


  1. Slack – der Teamplayer


Das Telefon klingelt ohne Unterbrechung, das E-Mail-Postfach läuft über, die Kollegen warten auf Antwort und Sie kommen nicht mehr hinterher? Genau an dieser Stelle tritt Slack auf den Plan. Slack ist ein webbasierte Instant-Messaging-Dienst für Gruppen oder Teams. Die Chats sind grundsätzlich erstmal öffentlich, so dass jeder Kollege mitdiskutieren und Dateien oder Grafiken hochladen kann, die dann allen Mitgliedern zur Verfügung stehen. Alternativ kann man den Gruppen-Chat auf Privat-Modus stellen oder auch nur mit einzelnen Personen kommunizieren – auch per Sprach- oder Video-Anruf. Das Menü und die Anzeige von Inhalten ist extrem übersichtlich. Deswegen ist Slack inzwischen in vielen Teams auch schon ein Geheimtipp, um Projekte zu organisieren. Die Nachrichten werden archiviert und lassen sich mit einer Suchfunktion wiederfinden. Außerdem lassen sich verschiedene Dienste und Add-ons wie Dropbox, Google Drive oder Twitter integrieren.

Kompatibel mit: iOS, Android

Kosten: Die App ist gratis – ebenso wie ein Basis-Account. Mit ihm können die letzten 10.000 Nachrichten durchsucht und bis zu zehn externe Dienste angebunden werden. Speicherplatz für Dateien: 5 GB. Kostenpflichtige Upgrades finden Sie hier.


  1. Trello – der Aufgabenplaner


Wie behalten Sie bei einem umfangreichen Projekt, an dem viele Mitarbeiter beteiligt sind, den Überblick? Wer ist mit welcher Aufgabe beschäftigt, wo gibt es Probleme und wo steht das Projekt zeitlich? Trello kennt die Antworten. Mit dieser Projektmanagement-App werden Boards für die agile Planung angelegt. Die Boards können mit Spalten und Karten befüllt und kommentiert werden. Diese können als Aufgaben verteilt werden. Mit Hilfe eines Abonnements werden Sie über alle Änderungen informiert, so dass Sie jederzeit wissen, wo genau das Projekt gerade steht. Sie können außerdem bestehende Tasks kommentieren oder den Projektbeteiligten Dokumente zukommen lassen.

Kompatibel mit: iOS, Android

Kosten: Die App ist gratis – ebenso wie ein Basis-Account. Mit ihm können Sie unbegrenzt Boards, Listen und Karten nutzen. Dateianhänge bis zu einer Größe von 10 MB sind ebenso möglich, wie die einfache Einbindung in Box, Drive und Dropbox.
Kostenpflichtige Upgrades finden Sie hier.


  1. Fuze – das moderne Unternehmenskommunikations-Erlebnis


Telefonieren, Chatten, Videokonferenzen abhalten – Fuze ermöglicht jegliche Art von Team-Kommunikation, egal mit welchem Endgerät Sie unterwegs sind. Es spielt keine Rolle, ob sie ein ganz normales Telefon im Büro, ein Smartphone, Laptop oder einen stationären Computer nutzen. Sie müssen mal schnell eine Videokonferenz auf mobilen Geräten oder Rechnern mit zehn Mitarbeitern starten? Mit Fuze ist das kein Problem. Die cloudbasierte Plattform verspricht optimale Kompatibilität mit allen Geräten, die gerade auf dem Markt sind, HD-Qualität inklusive.

Kompatibel mit: iOS, Android

Kosten: Die App ist gratis. Kostenpflichtige Varianten werden auf Anfrage mitgeteilt.


  1. Rescue Time – die Effiziente


Wie lange schreiben Sie täglich Mails auf Ihrem Smartphone? Mit welchem Thema haben Sie sich besonders lange befasst? Und mit welchem Geschäftspartner haben Sie im letzten Monat besonders intensiv telefoniert? Rescue Time hat die Antworten auf diese Fragen. Einmal heruntergeladen und auf dem Smartphone installiert läuft Rescue Time im Hintergrund und sammelt Informationen über Ihr Verhalten. Sie können selbst zeitliche Ziele festlegen und erhalten bei Bedarf ein wöchentliches Reporting per Mail. Der Produktivitäts-Checker kann ebenfalls auf dem Rechner installiert werden.

Kompatibel mit: Android

Kosten: Die App ist gratis – ebenso wie ein Basis-Account. Mit ihm können Sie unter anderem verfolgen wieviel Zeit Sie auf welchen Websites verbracht haben. Ein kostenpflichtiges Upgrade mit zusätzlichen Auswertungsmöglichkeiten finden Sie hier.