Smarte Helfer gegen das Vergessen: Tools für die Projektdokumentation

Eine lästige Pflicht, die zudem mit erheblichem Aufwand verbunden ist - das beschreibt am besten die Haltung, die viele Projektmanager zum Thema Projektdokumentation haben. Schließlich müssen dazu Informationen aus unterschiedlichen Quellen in unterschiedlichen Formaten zusammengetragen, geordnet und abgelegt werden.

 

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Wie kniffelig die Aufgabe ist, wird klar, wenn man sich veranschaulicht, was etwa im Zuge eines IT-Projekts dokumentiert werden muss:  Zu den wichtigen Informationen gehören Informationen zu Softwarearchitektur, Anforderungen, Rahmenbedingungen der Systemumgebung, Testfälle, Design-Entscheidungen, der Rollout-Plan und die Anwenderdokumentation. Dazu gehören aber auch der Erfüllungsgrad von Aufgaben, Termine, Aufwände oder Kosten. Und auch die Leistungen und Nachweise der beteiligten Freelancer müssen dokumentiert werden.


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Die richtigen Tools zur Projektdokumentation helfen dabei, den Aufwand radikal zu minimieren. Projektberichte auf Knopfdruck, die zugleich gut lesbar sind und andererseits alle notwendigen Informationen in der optimalen Detailtiefe darstellen, gibt es zwar nicht. Aber einige Lösungen sind immerhin dazu in der Lage, Informationen, die bereits während eines Projekts entstehen, optimal in die Dokumentation zu integrieren. Das Projekt dokumentiert sich so von allein – ein Stück weit zumindest. 

Excel ist es nicht

Damit ist klar, dass Excel, obwohl das Tabellentool noch heute in vielen Projekten zum Einsatz kommt, als alleiniges Dokumentationswerkzeug ausfällt. Excel ist gut, um Werte zu verwalten und Fortschritte in Form von Diagrammen sichtbar zu machen. Auch die Aufgabenverwaltung ist in Excel möglich. Der Text-Editor ist allerdings nicht komfortabel, gut lesbar sind lange Texte in Excel ebenfalls nicht, und die Integration unterschiedlicher Daten ist oft nicht möglich.  


Auch Word ist nicht optimal zur Projektdokumentation. Zum Schreiben des Projektberichts ist das Textprogramm gut geeignet. Aber Aufgaben lassen sich beispielsweise nicht integrieren. Die Integration von Bildmaterial und Zahlen oder komplexen Diagrammen und Auswertungen ist oft problematisch, da Formatierungsprobleme auftauchen können. 


Erweiterungen für WordAllerdings gibt es Tools, mit denen sich Word um Funktionen erweitern lässt, die auch für komplexe Projektdokumentationen ausreichen. Eine solche Erweiterung ist beispielsweise objectiFRM. Durch dieses Tool können beispielsweise Anforderungsmodelle nicht nur einfach als Bild in Word-Dokumenten abgebildet werden.  Die Software ermöglicht es, vollständige Diagramme aus Anforderungsanalysen inklusive aller Ableitungen, Risiken und Testfälle in Word voll funktional darzustellen. 


Mit Microsoft OneNote gibt es noch ein Tool aus dem Hause Microsoft, das auf den ersten Blick für diese wichtige Aufgabe ungewöhnlich erscheint, aber sehr brauchbar ist. OneNote startete als Software zur Notizerfassung. Was früher das Gekritzel mehreren Personen auf einem Zettel oder am Whiteboard war, ist heute in vielen Unternehmen ein OneNote-Notizbuch. Über dies bearbeiten und teilen Teams bequem über das Netzwerk oder per Cloud ganz unterschiedliche Inhalte, vom Gesprächsprotokoll bis zum Projektplan. 

OneNote kann mehr als Notizen 

Doch weil das Programm intuitiv zu bedienen ist und Aufgaben mit Outlook synchronisiert werden können, ist OneNote eine gute Alternative, um Projekte zu steuern und schlussendlich auch zu dokumentieren.


OneNote bietet die Möglichkeit, Informationen aller Art (Text, Bilder, Grafiken, Ton, Video u.a.). strukturiert abzulegen. Auch Visio-Zeichnungen oder Outlook-Aufgaben lassen sich in OneNote sammeln. Die Ablage aller Elemente, die Teil der Dokumentation werden sollen, erfolgt intuitiv mit der Maus. Komplexe Hintergrundprozesse wie das Anlegen von Dateiverzeichnissen laufen ab, ohne dass der Nutzer es merkt.  


Der Vorteil: Daten aus unterschiedlichsten Quellen lassen sich ohne großen Aufwand in die Auflistung integrieren. So können Projektmanager ohne Kopier- und Formatierungs-Stress alle relevanten Informationen zu einem Projekt zusammenfassen und müssen selbst nur noch den groben Rahmen mit ihren Texten darstellen. Auch mehrere Nutzer können gleichzeitig Einträge vornehmen. Auch Freelancer in einem Team können also selbst Informationen beisteuern und müssen nicht zwingend dabei den Projektmanager als Schnittstelle nutzen.

Eine Ergänzung zu JIRA

Auch das beliebte Projektmanagement-Tool JIRA bietet gute Möglichkeiten zur Projektdokumentation. Bereits jetzt nutzen viele Projektmanager JIRA, um Anforderungen, Bugs und Tasks in den Projekte verwalten. Der JIRA-Anbieter Atlassian bietet mit der Wiki-Software Confluence ein gutes Werkzeug für Projekt-Dokumentation, das an JIRA andockt. 


Digitale Notizen, JIRA-Reports, Änderungsprotokolle oder Anforderungslisten werden dadurch wie in OneNote an einem Ort verwaltet. Auch die Dokumentationen, die im Rahmen von Retrospektiven entstehen, finden hier Platz. Für unterschiedliche Dokumente werden Vorlagen, die sogenannten Blueprints, bereitgestellt. Der Vorteil ist, dass bei den so erzeugten Dokumenten nicht nur Text oder Bilder dargestellt werden. Immer sind die Aufgaben, Vorgänge und Listen direkt mit der Dokumentation verknüpft. Auch JIRA und Atlassian sind als Infrastruktur gut geeignet, um Externe in die Zusammenarbeit einzubinden.


Alles in allem steht Projektmanagern damit eine Reihe von brauchbaren Werkzeugen zur Zusammenfassung von Informationen aus unterschiedlichem Quellen zur Verfügung. Die Projektdokumentation wird dadurch sehr viel einfacher. Die einzige schlechte Nachricht ist allerdings, dass damit die Ausreden für eine fehlende Dokumentation endgültig entfallen.