Sounds like a Plan – Diesem Schema folgen Projektmanager

Geht es Ihnen auch so? Wenn sich Menschen heute über ihre Arbeit unterhalten, fällt immer häufiger dieses Wort: Projekt. Eine neue JOBlog-Serie greift das Thema auf und widmet sich speziell dem Projektmanagement. Nach einem Blick auf die Historie und die Spezies Projektmanager geht es in Teil 3 um Projektplanung und Projektphasen.

 

© Jane Kelly

Von der Trödelphase bis zum hektischen Endspurt

Wenn Vorhaben scheitern, läuft das meist so ab. Am Anfang glaubt man, noch reichlich Zeit zu haben. Man diskutiert in Ruhe über alles Grundsätzliche. Dann dämmert es einem langsam, dass die Zeit knapp werden könnte. Und zum Schluss bricht Hektik aus. Man hechelt einem Ziel hinterher, das kaum noch zu erreichen ist.

So ein Szenario passiert häufiger als man denkt. Die CHAOS-Studie der Standish Group von 2012 zeigt: Nur 39 Prozent aller Projekte halten den Zeit- und Kostenrahmen ein, 43 Prozent überschreiten die festgeschriebenen Ziele deutlich und 18 Prozent scheitern. Um dem Ärger zu entgehen, arbeiten Projektmanager nach folgendem Schema:

Phase 1: Prioritäten setzen

In der Regel gibt es mehr Projekte als Mitarbeiter und Ressourcen zur Verfügung stehen. Bevor es losgeht, sollte deshalb die Führungsebene bestimmen, welche Vorhaben wann umgesetzt werden.

Phase 2: Dem Kind einen Namen geben

Das Projekt-Team arbeitet dann effektiv, wenn jeder genau weiß, worum es bei dem Projekt geht. Die Projektleitung sollte in dieser Phase Ziele, gewünschte Ergebnisse, Voraussetzungen und Risiken definieren – inklusive einem Plan B.

Phase 3: Projektfahrplan entwickeln

Nun beginnt die klassische Planung – das Wer? Was?, Wann?. Die Projektleiter zerteilen das Vorhaben in handelbare Schritte und Meilensteine. Dazu kommen Kalkulationen von Dauer, Kosten und Ressourcen für jede Aufgabe. Zudem müssen Zeitpunkte für Zwischenbilanzen festgelegt werden.

Phase 4: Monitoring während der Projektumsetzung

Während das Team den Plan abarbeitet, ist diese Phase für Projektmanager geprägt von Kontrollaufgaben. Regelmäßige Meetings mit allen Beteiligten beugen Konflikten vor. Zudem lassen sich rechtzeitig Abweichungen vom Fahrplan erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten. Werkzeuge wie ein Gantt-Diagramm helfen beim Soll- und Ist-Vergleich.

Phase 5: Zum Schluss: Ergebnisse präsentieren

Sind alle Arbeiten beendet, erstellen Projektmanager einen Abschlussbericht. Der fasst die Ergebnisse zusammen und misst die Zielerreichung. Nicht vergessen: Zum gebührenden Projektabschluss gehört, mit dem gesamten Team angemessen zu feiern.

Back-Plan: Projekte vom Ende her denken

Kluge Projektmanager planen ihre Projekte übrigens rückwärts. Bei einem solchen „Back-Plan“ handelt es sich um ein althergebrachtes militärisches Planungsprinzip, nachzulesen bei Dietrich Dörner in Die Logik des Misslingens. Der Vorteil: Man übersieht nicht so leicht, welche Schritte am Anfang nötig sind, um spätere Schritte durchführen zu können. Es kann sich also lohnen, sich vom eingefahrenen Schema zu lösen und etwas Neues zu probieren.

Frage an alle Projektmanager

Wir möchten mit Ihnen diskutieren. Wie gehen Sie an neue Projekte heran? Folgen Sie immer der gleichen Methode oder probieren Sie neue Kniffe aus?