Texten für die Maschine: Sieben Tipps, mit denen man eine Bewerber-Software überlistet

Wer vor 20 Jahren in der Personalabteilung arbeitete, musste sich durch Papierberge kämpfen. Heute ist die Zahl der Bewerbungen nach wie vor groß. Zum Glück kommen die meisten aber auf digitalem Weg in die Unternehmen. Papierberge gehören der Vergangenheit an. Sortiert werden die Bewerbungen inzwischen automatisch – von Software, die darüber entscheidet, ob ein Mensch überhaupt Ihre Unterlagen zu Gesicht bekommt. Kaum jemand weiß, wie diese Software funktioniert. Dabei kann sie über Karrieren und Lebenswege entscheiden. Wir erklären Ihnen, was Sie über die sogenannten Applicant Tracking Systeme (ATS) wissen müssen.

 

Bewerber, Systeme
  • Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?

Ein ATS ist eine Software, die Personalabteilungen nutzen. Mit ihr kann man aus einer großen Zahl von Bewerbern diejenigen herausfiltern, die man zum Vorstellungsgespräch einladen möchte.

  • Wie funktioniert ein ATS?

Ein ATS funktioniert so ähnlich wie Google. Die größte Internet-Suchmaschine der Welt kann vor allem eines: Viele Informationen katalogisieren und bei der Frage nach Stichworten aus diesem Katalog die passenden Einträge herauskramen. Ein ATS geht ebenso vor. Es katalogisiert alle eingehenden Bewerbungen so, dass man die Dateien blitzschnell durchsuchen kann. 

Zuerst erfasst die Software die Texte in den Lebensläufen und allen anderen Dokumenten und kopiert sie. Dann werden diese Texte automatisch in einzelne Begriffe und Stichwörter aufgeteilt. Diese werden in unterschiedlichen Kategorien sortiert, etwa Berufserfahrung, Kontaktinformationen, Qualifikationen oder Berufserfahrung. So entsteht aus allen Bewerbungen zusammen ein Katalog, den man nach Stichworten durchsuchen kann.


  • Nach welchen Kriterien zeigt ein ATS bei einer Suche Bewerbungen an?

Diejenigen, die eine Stelle ausschreiben, haben vorher definiert, welche Qualifikationen ihnen wichtig sind. Aus diesen Qualifikationen ergeben sich die Stichworte, nach denen die Personaler die eingehenden Texte durchsuchen wollen.  Die ATS-Software zeigt auf Grundlage der Schlüsselbegriffe im Text die passendsten Bewerbungen zuerst an. 


  • Was kann ich tun, damit ich vom ATS weit oben einsortiert werde?

Früher haben Bewerber viel Zeit darauf verwandt, nach originellen Formulierungen für Bewerbungen zu suchen. Da ging es oft darum, möglichst kreativ zu sein, um sich abzuheben. Nun geht es darum, eben nicht kreativ zu formulieren, sondern sich an Schlüsselbegriffen zu orientieren. 

Schlüsselbegriffe sind zum Beispiel die Begriffe, die ein Arbeitgeber in einer Stellenausschreibung verwendet. Sie sollten in jedem Fall Bestandteil von Anschreiben und Lebenslauf sein. Eine gute Quelle für Schlüsselbegriffe sind die Social Media-Profile von Mitarbeitern des Unternehmens, bei dem man sich bewirbt. Wer auf Xing oder LinkedIn liest, wie sie ihre Positionen und Aufgaben beschreiben, kann diese Begriffe auch selbst nutzen.

Doch damit ist die Arbeit noch nicht getan. Web-Kenner wissen, dass Google auch artverwandte Begriffe anzeigt, wenn man nach einem Schlüsselbegriff sucht. Genau das ist auch bei ATS-Lösungen der Fall. Sie belohnen Bewerbungen auch mit einer besseren Platzierung im Suchergebnis, wenn man wichtige Begriffe nutzt, die nicht direkt in der Stellenausschreibung stehen. Wenn es um eine Stelle in der Buchhaltung geht, sollten also auch Begriffe wie „Rechnungslegung“ oder „doppelte Buchhaltung“ in der Bewerbung auftauchen.


  • Wie oft sollte ich denn Schlüsselbegriffe in Anschreiben und Lebenslauf einbauen?

Lieber zu viel als zu wenig – so lautet die Faustformel. Es lohnt sich, alle relevanten Begriffe mehr als einmal in die Texte einzubauen. Am besten erwähnt man sie überall, wo es inhaltlich passt. Wer mehrere berufliche Stationen hinter sich hat, sollte bei allen beschreiben, was er getan hat – und dabei natürlich auch die job-relevanten Schlüsselbegriffe nutzen. Der Grund: Wer zum Beispiel das Wort „Rechnungslegung“ nur einmal im Lebenslauf hat, bekommt von der Software weniger Erfahrungspunkte als jemand, der schon drei oder vier Jobs hatte, bei denen er diese Tätigkeit ausgeübt hat. 

Um noch mehr Erfahrungspunkte zu bekommen, kann man auch andere Stationen wie die Ausbildung nutzen, um Schlüsselbegriffe unterzubringen und schreiben: „Ausbildung zum Buchhalter, Schwerpunkt: Rechnungslegung.“  


  • Wie gut ist denn ein ATS? Findet es wirklich die besten Bewerber?

Leider nein. Tests zeigen, dass viele Systeme sehr fehleranfällig sind. Schon einfache Formatierungsfehler sorgen dafür, dass Lebensläufe nicht korrekt ausgelesen werden.  Auch eingefügte Fotos können eine Software durcheinander bringen. Personalabteilungen nutzen sie aber trotzdem, weil sie eine große Hilfe sind – auch wenn sie manchmal mit ihren Bewertungen daneben liegen.


  • Kann man ein ATS austricksen?

Ein Stück weit kann man die eigenen Unterlagen durch die Verwendung von Schlüsselbegriffen optimieren. Und erste Anbieter wie Resume bieten sogar schon Software an, die einem die Bewerbung so schreibt, dass das ATS optimal versteht.

Fazit: Die Hürde ATS zu nehmen gehört heute in vielen Fällen zum Bewerbungsprozess dazu, wenn am Ende ein Job stehen soll. Wer beim Texten der Bewerbung die richtigen Schlüsselbegriffe nutzt, ist auf dem besten Weg, diese Herausforderung zu meistern.