Virtual Assistant: So nimmt Ihnen Künstliche Intelligenz die Arbeit ab

Terminabsprachen, Beantworten von E-Mails und langatmige Meetings - viele dieser lästigen Tätigkeiten berauben uns tagtäglich unserer wichtigsten Ressource: Zeit. Daher lagern einige Unternehmer diese Aufgaben aus und beschäftigen virtuelle Assistenten in fernen Ländern, die ihnen diverse Arbeiten abnehmen. Doch was bisher noch von Menschenhand erledigt wird, könnte zukünftig vollständig von Künstlicher Intelligenz (KI) übernommen werden. Wir zeigen, was solche Systeme bereits leisten können und wie sie sich in Ihren Büroalltag integrieren lassen.

Assistenz vom anderen Ende der Welt

Was in den USA schon seit vielen Jahren im Trend liegt, wird auch in Deutschland immer populärer. Virtuelle Assistenten übernehmen wiederkehrende Aufgaben, die vor allem Führungskräften viel Zeit im stressigen Berufsalltag rauben. Diese „unsichtbaren“ Zuarbeiter sitzen häufig am anderen Ende der Welt und erledigen von dort zumeist administrative Aufgaben. Dazu zählen etwa Hotelreservierungen, Reisebuchungen oder Rechercheaufgaben. Auch in Deutschland gibt es mittlerweile Agenturen, die virtuelle Assistenten vermitteln. Die Stundensätze beginnen bei rund 20 Euro/Stunde, können aber je nach Anforderungsprofil auch steigen. Dafür bekommen Sie eine „rechte Hand“ an die Seite, die Ihnen den Rücken freihält.

Trend der Zukunft: Virtuelle KI-Assistenten

Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es aber auch auf dem Gebiet der Virtuellen Assistenten neue Entwicklungen. So werden zukünftig Systeme, die mit Künstlicher Intelligenz arbeiten, lästige Büroarbeiten übernehmen und dadurch für Zeitersparnisse sorgen. Möglich wird dies durch immer bessere Technologien bei der Spracherkennung und -verarbeitung, dem „Natural Language Processing“ (NLP). Schon heute können virtuelle KI-Assistenten bereits zahlreiche, zeitfressende Aufgaben wie das automatische Filtern von E-Mails, die Organisation Ihres Kalenders oder Reisebuchungen übernehmen. Sie selbst können sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren und dadurch effizienter arbeiten.

Es ist kaum verwunderlich, dass auch große Unternehmen wie Amazon oder Microsoft ihre Sprachassistenten in den Büroalltag integrieren möchten und eigens dafür optimierte Produkte anbieten, wie zum Beispiel „Alexa for Business“, das bislang aber lediglich in den USA erhältlich ist. Mitarbeiter können dann Aufgaben per Sprachanweisung an die KI-Assistenten übermitteln. Wie sich unser (Büro-) Alltag in der Zukunft durch Künstliche Intelligenz verändern wird, beschreibt auch das kürzlich von Microsoft veröffentlichte Buch The Future Computed – Artificial Intelligence and its role in society. In ihrem Vorwort gehen die beiden Microsoft-Mitarbeiter Brad Smith und Harry Shum davon aus, dass die Verwendung Künstlicher Intelligenz in Zukunft genauso verbreitet sein wird wie die von Windows.

Richtige Vorbereitung

Bevor ein virtueller KI-Assistent in den Berufsalltag integriert wird, sollte allerdings der Umgang mit solchen Technologien erprobt werden. Wird Künstliche Intelligenz im Büro flächendeckend eingeführt, ist eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter zwingende Voraussetzung, damit das System nicht heilloses Chaos verursacht. Bringen Sie Vertrauen und Zeit zur Einarbeitung mit. Das System lernt mit Hilfe von maschinellem Lernen stetig dazu und speichert Ihre Vorlieben und Interessen, um zukünftig schneller und intuitiver die richtige Antwort parat zu haben. Hat Ihr persönlicher KI-Assistent erst einmal Ihre wichtigsten Kontakte, häufig besuchte Orte und andere Interessen identifiziert, wird der Umgang im Laufe der Zeit zunehmend einfacher. Die Kosten werden dabei in der Regel je nach Anzahl der angemeldeten Benutzer und Geräte abgerechnet. „Alexa for Business“ kostet beispielsweise sieben US-Dollar pro Gerät und drei US-Dollar pro Benutzer. Übrigens: Wenn Sie sich für weitere spannende Entwicklungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz interessieren, empfehlen wir unseren aktuellen Blogeintrag zu den vielversprechendsten KI-Start-ups im deutschsprachigen Raum.