Zeitfresser stoppen: Zehn Tipps, wie Sie den Tag am besten nutzen

Das Smartphone vibriert, E-Mails füllen das Konto und ein Freund postet schon wieder ein Video bei Facebook. Ablenkung und Unterbrechungen lauern in der digitalen Arbeitswelt überall. Nicht nur deshalb ist im IT-Projektmanagement ein gutes Zeitmanagement gefragt. Unsere Tipps helfen Ihnen dabei, den Tag produktiver zu gestalten.

 

Frau Business Uhr Zeit
  • Schenken Sie nicht jedem gleich Ihre Aufmerksamkeit, es sei denn, dass es für Ihr Projekt oder Geschäft absolut notwendig ist. Beantworten Sie nicht gleich jeden Anruf, nur weil das Telefon klingelt. Schreiben Sie nicht gleich zurück, nur weil der Hinweis auf eine Mail aufgepoppt ist. Stattdessen sollten Sie Zeitblöcke festlegen, in denen Sie Mails beantworten oder zurückrufen.





  • Machen Sie mit sich selbst Termine und schaffen Sie sich Freiräume, die für die wichtigsten Gespräche oder Tätigkeiten sowie für Zeit zum Nachdenken reserviert sind. Setzen Sie fest, wann diese Zeiten beginnen und wann sie enden. Und halten Sie sich an diese Vorgaben.


  • Notieren Sie sich eine Woche lang all Ihre Gespräche und Tätigkeiten genau. Das führt Ihnen vor Augen, was Sie innerhalb eines Arbeitstages schaffen und wohin Ihre kostbare Zeit fließt. Sie werden genau erkennen, wieviel Zeit Sie aufwenden, um Resultate zu erzielen, und wie viel Zeit verschwendet wird. Nehmen Sie sich vor, dass mindestens 50 Prozent ihrer Gedanken, Gespräche und Handlungen am Tag zu handfesten Resultaten führen.


  • Planen Sie Zeit für Unterbrechungen ein. Damit sind nicht Pausen gemeint, sondern Momente, in denen andere Sie bei der Arbeit stören. Seien wir ganz ehrlich, das kommt eigentlich ständig vor. Wenn jemand Sie von Ihrer Arbeit abhält, ist das dann aber kein Problem, weil Sie ja bereits einen Zeitpuffer eingebaut haben.


  • Nehmen Sie sich vor jedem Telefonat ein paar Sekunden (oder auch mal ein paar Minuten), um sich selbst zu fragen, was Sie letztlich mit dem Gespräch erreichen wollen, und was Ihr Ziel ist. Sie lernen, erfolgsorientiert vorzugehen und müssen seltener rückfragen, weil Sie etwas vergessen haben.


  • Stellen Sie ein Schild auf, wenn Sie wirklich mal etwas wegschaffen müssen. Eine eindeutige Botschaft wie „Bitte nicht stören“ versteht jeder Kollege.  


  • Bleiben Sie cool. Wer verkrampft, ist weniger produktiv. Bei vielen sind 20 Prozent ihrer Gedanken, Gespräche und Handlungen an einem Tag für 80 Prozent ihres Arbeitsergebnisses verantwortlich. Also ist es - gerade wenn der Druck groß ist - oft besser, nicht immer hektischer weiterzuarbeiten, sondern erst einmal durchzuatmen und sich zu entspannen. Dann gelingt es oft, wieder in eine produktive Arbeitsphase zu kommen, in der man dann richtig durchstartet.